Facturación electrónica

Todo lo necesario para que los empresarios y trabajadores independientes la utilicen

El pasado 20 de marzo del 2018 el Ministerio de Hacienda publicó una resolución que exige utilizar factura electrónica a todos los contribuyentes.

La resolución número DGT-R-012-2018 de la Dirección General de Tributación establece la obligatoriedad para el uso de los comprobantes electrónicos «a todos los obligados tributarios aun no incorporados al sistema».

Como empresario o trabajador independiente, es muy probable que usted no tenga el tiempo suficiente para configurar o entender todo lo que implica el comenzar a utilizar la factura electrónica.

En este artículo listaremos los requisitos necesarios para comenzar con este nuevo proceso obligatorio para todos.

1. Cree un usuario en el sitio de Administración Tributaria Virtual (ATV)

Para crear una cuenta de usuario en el ATV por favor siga los siguientes pasos:

Vaya al URL https://www.hacienda.go.cr/ATV/Seguridad/frmRegistroUsuario.aspx
Seleccione tipo de identificación y digite el número (únicamente personas físicas).
Complete la fecha de nacimiento del usuario (para físico nacional y DIMEX).
Complete la fecha de vencimiento del último documento de identificación (para físico nacional y DIMEX).
Lea y acepte condiciones de uso de la ATV.
Complete y confirme los datos de número de celular, correo electrónico y contraseña.
Acepte mensaje de advertencia de 10 minutos para confirmar la Tarjeta Inteligente Virtual (TIV).
Lea y guarde o envíe el archivo de la TIV. Esta tarjeta la necesitará para entrar nuevamente al sistema.
Digite los tres códigos de la TIV.
Acepte el mensaje de éxito del proceso.

2. Informe a Hacienda que va a utilizar facturación electrónica

Una vez creada la cuenta en el punto 1, por favor proceda a los siguientes pasos para informar a Tributación que va a utilizar la facturación electrónica:

Seleccione la opción de «Registro único tributario»
Luego seleccione «Declaraciones del registro único tributario»
Elija el formulario que le corresponda y proceda a completarlo

3. Elija alguno de los proveedores de factura electrónica disponibles en Costa Rica

Aunque el Ministerio de Hacienda ofrece directamente un sistema para facturación electrónica que es gratuito, existen muchos proveedores privados para factura electrónica en Costa Rica, puede ver una lista de algunos aquí:

Sabio Facturación y ERP es el proveedor de facturación que recomendamos. La razón es que no solo dan excelente servicio sino que también se integra a los módulos de inventario, finanzas y con todos los 14 módulos con los que cuentan. Además Sabio corre en la nube lo cual les da un ahorro de hasta miles de dólares. Además Sabio está ofreciendo el módulo de facturación electrónica gratuitamente cuando alquilan 3 módulos. Ver más detalles clic aquí.

Si desea utilizar el sistema gratuito de ATV puede descargar el manual de utilización directamente en la página de Hacienda.

4. Genere llave criptográfica y certificado de producción

Independientemente del sistema de facturación electrónica que escoja, debe generar la llave criptográfica y el certificado de producción. Para esto debe ingresar al sitio de Administración Tributaria Virtual (ATV), ingresando su número de identificación y contraseña:

a. Generación de llave criptográfica

Seleccione en «Perfil de Usuario» entre los tipos: Representante Legal u Obligado Tributario.

Dé clic en la opción “Comprobantes Electrónicos” que visualiza en la barra principal y seguidamente ingrese a “Llave Criptográfica de Producción” y luego a “Generar llave criptográfica en producción”.

Luego, se visualizará un recuadro, en el cual se deberán completar los puntos 1 y 2. El PIN que se solicita generar lo necesitará más adelante en el Paso 3. Por último, dé clic sobre el botón “Generar” en el punto 3 y este cambiará a “Procesando”, seguidamente se habilitará el punto 4, y para continuar dé clic en el botón “Descargar” y luego “Aceptar”. Tal como se muestra a continuación:

b. Generación de contraseña de producción

Para generar su contraseña, dé clic en la opción “Comprobantes Electrónicos” que aparece en la barra principal y seguidamente ingrese a “Llave Criptográfica de Producción” y luego a “Generar nueva contraseña en producción”. Finalmente dé clic en “Aceptar” en el cuadro de dialogo siguiente:

Luego de dar clic en “Aceptar”, en el cuadro de diólogo, el sistema le indicará que se generó con éxito la contraseña para comprobantes electrónicos.

IMPORTANTE: Una vez que el sistema muestra las credenciales en la pantalla, no vuelva a hacer clic sobre “Aceptar” ya que esto revocará los credenciales y generará nuevos.

Finalmente, con la llave criptográfica y la clave de producción, podrá configurarlos en el sistema de su elección y así permitir que la factura electrónica se envíe automáticamente al sistema de Hacienda una vez creada.

Conclusiones

Como pudo leer en este artículo, hay varios factores, algunos un poco técnicos, involucrados con la facturación electrónica. Esperamos que esta guía le sirva para que su negocio, empresa o usted mismo comience a facturar de esta forma.

¿Necesita ayuda configurando la factura electrónica en su negocio o a nivel de empresario independiente?

Sistemas de Facturación y Creación de Propuestas que Recomendamos:

InvoiceNinja – un sistema open-source y que corre en línea (SaaS).

Es muy completo y puede ayudarle a acelerar el tiempo de creación de propuesta y cotizaciones por 10X.

Este sistema incluye gastos.

La usamos en AppSourcing.net y nos encanta – muy bien hecho este software.

La versión gratuita es suficiente para la mayoría de PYMES pero la pagada es muy económica ($9 dólares américanos por mes) si necesitaran más capacidad o usuarios. Aunque tienen versión pagada la versión gratuita es completísima y no verán que los presionan para comprar la versión pagada como en otras empresas.

Es un complemento excelente al sistema de facturación digital que tenga su empresa. Si es posible integrarlos con API si su software de facturación digital lo permitiera.

Inscripción y mensualidad: Gratuita. Versión pagada comienza en USD$9 al mes.

Click aquí para ver InvoiceNinja gratuitamente